Pracodawco, skracasz?

Pracodawcy nie muszą już przetrzymywać akt pracowniczych przez 50 lat. Mogą skrócić ten okres do 10 lat. ZUS podpowiada, jak to zrobić.

Dzięki systemowi e-Akta, ZUS wprowadził od 1 stycznia możliwość skrócenia obowiązkowego okresu przechowywania akt pracowniczych. Teraz przedsiębiorca może zdecydować, czy będzie przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej. Dokumenty pracowników, których firma zatrudni po 2018 r., będą przechowywane tylko przez 10 lat. Jest również mieć możliwość, żeby skrócić z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych w latach 1999–2018.

Aby to zrobić, należy złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Potem w ciągu roku trzeba przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika, którego zatrudniono w latach 1999–2018. Jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., musi przekazać do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych można złożyć w wybranym przez siebie terminie.

Ponadto ZUS wprowadził nowe dokumenty. ZUS RPA to imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej. Nową formę przyjął druk ZUS DRA (deklaracja rozliczeniowa) oraz ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń). Pracodawcy muszą też uaktualnić swoje elektroniczne systemy kadrowo – płacowe o elementy wprowadzone od 1 stycznia 2019 r.

Na prośbę ZUS, poniżej zamieszczamy artykuły informacyjne dla przedsiębiorców i dla obsługujących ich biur rachunkowych, wyjaśniające szczegółowo zmiany w przepisach. Ponadto więcej informacji można znaleźć na stronie www.e-akta.gov.pl.

(fot. ZUS)

POBIERZ ZAŁĄCZNIKI:

ulotka e-akta

Infopak_Informacje dla płatników (3.09.2018)

Inforpak_Komnikat dla firm zewnętrznych (3.09.2018)

Wielkość czcionki
Kontrast